Krajowa Spółka Cukrowa S.A.

Przejdź do wybranego podserwisu

  • Biuletyn Informacji Publicznej
  • english version

Treść

Zaproszenie do składania ofert w trybie negocjacji nieograniczonych na kompleksową obsługę Centralnego Dnia Pola Krajowej Spółki Cukrowej S.A. w dniu 25.06.2020 r.

1. ORGANIZATOR  POSTĘPOWANIA
Krajowa Spółka Cukrowa S.A. z siedzibą w Toruniu (87-100), ul. Kraszewskiego 40, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Toruniu VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000084678, o kapitale zakładowym w pełni opłaconym w wysokości 990.677.758 zł, NIP 956-10-40-51, zwana dalej również „Organizatorem” lub  „Zamawiającym”.
2. PRZEDMIOT POSTĘPOWANIA I JEGO ZAKRES
Przedmiotem postępowania jest realizacja kompleksowej obsługi podczas Centralnego Dnia Pola Krajowej Spółki Cukrowej S.A. w dniu 25.06.2020 r., odbywającego się na terenie Gospodarstwa Rolnego KOM-ROL KOBYLNIKI Sp. z o.o. w miejscowości Kobylniki k/Kruszwicy w godz. 10:00 – 15:00, według specyfikacji stanowiącej Załącznik nr 1 do niniejszego Ogłoszenia.
3. MIEJSCE, TERMIN I TRYB SKŁADANIA OFERT
3.1. Pisemną ofertę należy złożyć w Oddziale Krajowej Spółki Cukrowej S.A. „Cukrownia Kruszwica” w Kruszwicy, ul. Niepodległości 38/40, 88-150 Kruszwica, w nieprzekraczalnym terminie do dnia 06.03.2020 r. do godz. 14:00.
3.2. W przypadku przesłania oferty pocztą musi ona wpłynąć do miejsca wskazanego w pkt. 3.1. w terminie do dnia 06.03.2020 r. do godz. 14:00.
4. MIEJSCE I TERMIN OTWARCIA OFERT
4.1. Otwarcie ofert odbędzie się w Oddziale Krajowej Spółki Cukrowej S.A. „Cukrownia Kruszwica” w Kruszwicy, w dniu 09.03.2020 r. o godz. 10:00. W otwarciu ofert uczestniczą wyłącznie przedstawiciele Organizatora.
4.2. Oferty, które zostaną dostarczone lub przesłane po terminie, jako odrzucone nie zostaną otwarte i zostaną niezwłocznie zwrócone.
5. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ
Oferenci będą związani swoją ofertą przez 60 dni, licząc od dnia upływu terminu składania ofert.
6. MIEJSCE I TERMIN WYKONANIA PRAC
6.1. Prace objęte przedmiotem postępowania zostaną wykonane w miejscu wskazanym w specyfikacji stanowiącej Załącznik nr 1 do niniejszego Ogłoszenia.
6.2. Realizacja całości prac objętych przedmiotem postępowania nastąpi w terminie 25.06.2020 r.
7. NIEZBĘDNE DOKUMENTY I WARUNKI WYMAGANE OD OFERENTÓW
Oferent powinien dołączyć do oferty:
7.1. Formularz ofertowy, według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego Ogłoszenia,
7.2. Oświadczenie o treści stanowiącej Załącznik nr 3 do niniejszego Ogłoszenia,
7.3. Oświadczenie o treści stanowiącej Załącznik nr 4 do niniejszego Ogłoszenia,
7.4. Aktualny odpis z właściwego rejestru przedsiębiorców wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert bądź aktualne zaświadczenie o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (wydruk ze strony internetowej CEIDG),
7.5. Pełnomocnictwo udzielone osobie składającej ofertę do działania w imieniu Oferenta, chyba że oferta zostanie złożona przez osoby upoważnione do reprezentacji Oferenta na podstawie odpisu z rejestru przedsiębiorców,
7.6. Aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że Oferent nie zalega z płaceniem podatków, opłat, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert,
7.7. Aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) potwierdzające, że Oferent nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne lub społeczne, lub zaświadczenia, że uzyskał przewidywane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawionych nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert,
7.8. Referencje potwierdzające doświadczenie w realizacji usług cateringowych, głównie doświadczenie w obsłudze imprez plenerowych-masowych, w okresie ostatnich 3 lat. Należy dołączyć posiadane referencje, dokumentację opisową, fotograficzną.
8. WYMAGANIA JAKIE MUSI SPEŁNIAĆ OFERTA
8.1. Oferent składa jedną ofertę.
8.2. Organizator wyłącza możliwość składania ofert przez konsorcja.
8.3. Oferent wskazuje datę sporządzenia oferty.
8.4. Ofertę należy sporządzić w sposób czytelny, w języku polskim.
8.5. Oferta nie może zawierać poprawek ani skreśleń. Wszystkie strony oferty wraz z Załącznikami należy kolejno ponumerować.
8.6. Wszystkie strony (kartki) zaleca się spiąć (zszyć) w sposób uniemożliwiający dekompletację.
8.7. Oferta winna w szczególności zawierać dokumenty, o których mowa w pkt. 7 niniejszego Ogłoszenia.
8.8. Załączniki, w szczególności dokumenty, o których mowa w pkt. 7 niniejszego Ogłoszenia, stanowią integralną część oferty.
8.9. Organizator nie dopuszcza składania ofert częściowych. Oferenci nie mogą dokonać wyłączenia części zakresu prac ujętych w specyfikacji stanowiącej Załącznik nr 1 do niniejszego Ogłoszenia.
8.10. Organizator nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
8.11. Oferta winna zawierać wskazanie osoby upoważnionej do kontaktów w związku z postępowaniem, z podaniem numerów telefonów i adresów e-mail.
8.12. Oferta oraz Załączniki, w tym dokumenty będące składnikami oferty muszą być podpisane przez osoby upoważnione do reprezentacji Oferenta i zaciągania na jego rzecz zobowiązań majątkowych, z podaniem ich nazwisk oraz stanowisk służbowych.
8.13. Wynagrodzenie będzie wyliczone w oparciu o stawki podane przez Oferenta na Formularzu ofertowym, które winny być wyrażone w pieniądzu [PLN], z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku (zgodnie z matematycznymi zasadami zaokrągleń). Oferent zobowiązany jest wskazać stawki w kwocie netto i brutto, zgodnie z wyszczególnieniem zawartym w tabeli Formularza ofertowego. Stawki podane przez Oferenta na Formularzu ofertowym winny obejmować wszelkie koszty, podatki (inne niż VAT) i inne należności płatne lub ponoszone przez Oferenta, według stanu prawnego na dzień złożenia oferty.
8.14.  Ofertę należy złożyć w zamkniętej i opieczętowanej kopercie z napisem:
„NIE OTWIERAĆ - OFERTA HANDLOWA – KOMPLEKSOWA OBSŁUGA CENTRALNEGO DNIA POLA KRAJOWEJ SPÓŁKI CUKROWEJ S.A. W 2020 R.”.
8.15. Oferta powinna zostać opakowana w taki sposób aby nie można było zapoznać się z jej treścią do czasu otwarcia ofert.
8.16. Na kopercie należy umieścić dane Oferenta oraz adres mailowy do kontaktu z Oferentem
w związku z prowadzonym postępowaniem. Skutki związane z nieoznaczeniem koperty
we wskazany powyżej sposób ponosi Oferent.
9. INFORMACJA O FORMIE SKŁADANYCH PRZEZ OFERENTÓW OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW
9.1. Oferent składa oświadczenia i dokumenty w oryginale lub w formie kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta.
9.2. W przypadku działania Oferenta przez pełnomocnika, należy dołączyć do oferty pełnomocnictwo w oryginale lub kopię pełnomocnictwa potwierdzoną za zgodność z oryginałem w sposób, o którym mowa w pkt. 9.1.
10. INFORMACJA O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ
10.1. Osobą upoważnioną do kontaktów z Oferentami ze strony Organizatora, do momentu otwarcia ofert jest Marcin Łukomski e-mail:marcin.lukomski@polski-cukier.pl.
10.2. Oferent może wystosować pytanie do Organizatora dotyczące przedmiotu postępowania. Pytania Oferentów powinny być wysyłane do dnia 04.03.2020 roku, do godziny 12:00 na adres e-mail: marcin.lukomski@polski-cukier.pl.
10.3. Organizator zastrzega sobie prawo do nieudzielania odpowiedzi na pytania niemieszczące się w zakresie Ogłoszenia lub złożone po terminie wyznaczonym do składania pytań przez Oferentów.
10.4. Odpowiedzi na pytania będą udzielane za pomocą poczty elektronicznej, na wskazany przez danego Oferenta adres e-mail.
10.5. Wszelkie wnioski, zawiadomienia oraz informacje będą przekazywane przez Organizatora  drogą elektroniczną na wskazany przez Oferenta adres e-mail.
10.6. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Organizator może w każdym czasie, przed upływem terminu składania ofert zmodyfikować treść Ogłoszenia. Informacja o dokonanej w ten sposób modyfikacji zostanie opublikowana na stronie internetowej Organizatora i dodatkowo przekazana drogą elektroniczną wszystkim Oferentom, którzy przed dokonaniem modyfikacji złożyli oferty z oznaczeniem (na kopercie) adresu e-mail do kontaktów z Oferentem w związku
z postępowaniem. W przypadku złożenia przez takiego Oferenta kolejnej oferty, do oferty pierwotnej ma zastosowanie pkt 4.2. niniejszego Ogłoszenia.
10.7. Organizator może przedłużyć termin składania ofert, w szczególności w związku z dokonaną modyfikacją treści Ogłoszenia. Informacja o przedłużeniu terminu składania Ofert zostanie opublikowana na stronie internetowej Organizatora.
11. ZASADY I TRYB WYBORU OFERTY
11.1. Wybór oferty zostanie dokonany spośród ofert niepodlegających odrzuceniu.
11.2. Oferta zostanie odrzucona, jeżeli:
11.2.1. zostanie złożona po wyznaczonym terminie lub w niewłaściwym miejscu,
11.2.2. nie będzie zawierała informacji i dokumentów wymaganych w Ogłoszeniu,
11.2.3. nie będzie spełniać wymagań i warunków wskazanych w Ogłoszeniu.
11.3. O odrzuceniu oferty Krajowa Spółka Cukrowa S.A. zawiadamia niezwłocznie Oferenta wskazując przyczynę odrzucenia oferty.
11.4. Spośród ofert niepodlegających odrzuceniu zostaną wybrane oferty zakwalifikowane do negocjacji. Celem prowadzonych negocjacji będzie uzyskanie najlepszej oferty dla Krajowej Spółki Cukrowej S.A. Negocjacje zostaną przeprowadzone tylko z wybranymi Oferentami.
11.5. Negocjacje z Oferentami planuje się przeprowadzić od dnia 16.03.2020 r., szczegółowy termin
i miejsce przeprowadzenia negocjacji określony zostanie w zaproszeniu do negocjacji.
11.6. Po przeprowadzeniu negocjacji Oferenci będą zobowiązani do złożenia ofert końcowych
w terminie wskazanym przez Organizatora i zgodnie z wymogami oferty wskazanymi
w niniejszym Ogłoszeniu.
11.7. Oferty końcowe podlegają ponownej ocenie, w takim przypadku Oferent zwolniony jest
z obowiązku ponownego składania dokumentów, o których mowa w pkt 7.2.-7.8. pod warunkiem, że dane w nich zawarte nie uległy zmianie.
11.8. Zawarcie umowy w wyniku przeprowadzonego postępowania nastąpi po zaakceptowaniu najkorzystniejszej oferty i podjęciu decyzji przez właściwy organ Krajowej Spółki Cukrowej S.A.
11.9. Oferent, którego oferta zostanie wybrana otrzyma pisemną informację o przyjęciu jego oferty. Pozostali Oferenci zostaną pisemnie powiadomieni o tym, że ich oferty nie zostały wybrane.
12. ZASTRZEŻENIA I INFORMACJE DODATKOWE
12.1. Do niniejszego postępowania nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. Warunki postępowania zostały określone w niniejszym Ogłoszeniu.
12.2. Krajowa Spółka Cukrowa S.A. zastrzega sobie prawo do częściowego skorzystania z oferty.
12.3. Krajowa Spółka Cukrowa S.A. zastrzega sobie prawo do swobodnego wyboru oferty.
12.4. Krajowa Spółka Cukrowa S.A. bez podania przyczyn może odstąpić od przeprowadzenia postępowania lub przedłużyć termin do składania ofert.
12.5. Krajowej Spółce Cukrowej S.A. przysługuje prawo zamknięcia postępowania na każdym jego etapie bez wybrania którejkolwiek z ofert, bez podania przyczyny.
12.6. Krajowej Spółce Cukrowej S.A. przysługuje prawo unieważnienia postępowania w części lub
w całości w każdym czasie bez podania przyczyny.
12.7. Z tytułu odrzucenia oferty, niedokonania wyboru oferty, odstąpienia od przeprowadzenia postępowania, zamknięcia postępowania bez wyboru oferty lub unieważnienia postępowania, Oferentowi nie przysługują żadne roszczenia przeciwko Krajowej Spółce Cukrowej S.A.
12.8. Złożona w postępowaniu oferta staje się własnością Krajowej Spółki Cukrowej S.A. Organizator nie ma obowiązku ujawniania jakichkolwiek informacji dotyczących ofert złożonych w postępowaniu.
12.9. Oferent ponosi wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. Organizator w żadnym przypadku nie odpowiada za koszty poniesione przez Oferenta w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty. Oferentowi nie przysługują żadne roszczenia z tego tytułu w stosunku do Krajowej Spółki Cukrowej S.A.
13. DODATKOWE POSTANOWIENIA UMOWY
13.1. Zleceniobiorca zobowiązany będzie do:
a) wykonania przedmiotu umowy z należytą starannością,
b) dostarczenia, przygotowania i sprawnego wydawania posiłków oraz napojów (czas oczekiwania na wydanie posiłku lub napoju nie może przekraczać 5 minut),
c) przygotowania posiłków z produktów świeżych i dobrej jakości oraz przygotowania ich z zachowaniem zasad higieniczno-sanitarnych,
d) dostosowania odpowiedniej ilości stoisk usługowych w celu zapewnienia sprawnej obsługi uczestników imprezy,
e) dostarczenia i rozstawienia wypożyczonych namiotów, w tym rozstawienia dzień wcześniej namiotów oraz miejsc konsumpcyjnych dla ok. 1.300 osób (ław i stołów biesiadnych),
f) dostarczenia stołów koktajlowych i bufetowych, a także innego sprzętu i materiałów niezbędnych do realizacji przedmiotu postepowania,
g) rozstawienia stoisk cateringowych i namiotów na terenie realizacji imprezy wyłącznie w miejscach uzgodnionych ze Zleceniodawcą,
h) wydawania posiłków w naczyniach jednorazowych,
i) zapewnienia profesjonalnej obsługi kelnerskiej, min. 30 osób,
j) zapewnienia obsługi porządkowej terenu usługi gastronomicznej w trakcie imprezy oraz bezpośrednio po jej zakończeniu, min. 2 osób,
k)  zapewnienia odpowiedniej ilości pojemników (koszy) na odpady przy stoiskach wydawania posiłków, min. 20 szt.,
l) zabezpieczenia we własnym zakresie okablowania od miejsca wskazanego przez Zleceniobiorcę do miejsca z urządzeniami elektrycznymi (okablowanie odpowiadające wymogom BHP i warunkom techniczno-elektrycznym).
13.2. Zleceniodawca zapewnia nieodpłatnie dostęp do źródła prądu.
13.3. Podstawą wystawienia faktury VAT przez Zleceniobiorcę będzie protokół odbioru obejmujący prawidłowość wykonania usługi oraz zliczoną ilość talonów żywieniowych za poszczególne posiłki, podpisany przez ustalonych przedstawicieli Zleceniodawcy i Zleceniobiorcy.
13.4. Zleceniobiorca wystawi fakturę po prawidłowo wykonanej usłudze. Wynagrodzenie płatne będzie przelewem w terminie 14 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury VAT.
13.5. Zleceniodawca nie dopuszcza możliwości zapłaty Zleceniobiorcy zaliczki.
13.6. W umowie zostaną zastrzeżone kary umowne dla Zleceniobiorcy w przypadku odstąpienia od umowy w całości z jego winy oraz w przypadku, gdy Zleceniobiorca nie zabezpieczy odpowiedniej ilości posiłków dla maksymalnej przewidywanej ilości uczestników imprezy wynoszącej 2.500 osób, z umownym zastrzeżeniem możliwości zwiększenia porcji.
Szczegółowe uzgodnienia w zakresie przypadków nałożenia na Zleceniobiorcę kar umownych, jak i ich ostateczna wysokość będą przedmiotem negocjacji.
13.7. W przypadku poniesienia przez Zleceniodawcę szkody przewyższającej wysokość zastrzeżonych kar umownych, Zleceniodawcy będzie przysługiwało prawo dochodzenia odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych.
13.8. Zleceniobiorca będzie ponosił pełną odpowiedzialność za:
 - niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy,
 - szkody powstałe w trakcie realizacji umowy,
 - roszczenia cywilno-prawne osób trzecich zawinione przez Zleceniobiorcę przy realizacji przedmiotu umowy,
 - wszelkie szkody wobec Zleceniodawcy i osób trzecich wynikłe z powodu niewłaściwej jakości przygotowanych posiłków
 - przedłużające się powyżej 5 minut wydawanie posiłków i napojów na talony.
13.9. Zleceniobiorca nie może bez pisemnej zgody Zleceniodawcy powierzyć wykonania umowy osobie trzeciej. W przypadku uzyskania takiej zgody, za działania tych osób Zleceniobiorca odpowiada jak za własne.
13.10. Zleceniobiorca będzie miał obowiązek posiadać ubezpieczenie działalności od odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej. Kopia polisy będzie stanowić Załącznik do Umowy.
13.11. Język umowy polski i właściwe prawo polskie.
13.12. Właściwy do rozstrzygania sporów Sąd Powszechny w Toruniu.
13.13. Zleceniodawca i Zleceniobiorca zobowiązani będą do udostępniania sobie nawzajem danych osobowych podmiotów z nimi współpracujących, osób odpowiedzialnych za wykonanie umowy, tj. m.in. pracowników, osób działających na podstawie umów cywilnoprawnych lub podwykonawców, stając się tym samym administratorem tych danych na podstawie Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej: „RODO”).
13.14. Zleceniobiorca zobowiązany będzie wypełnić w imieniu Zleceniodawcy obowiązek  informacyjny wynikający z art. 14 RODO i poinformować odpowiednie osoby o przetwarzaniu ich danych osobowych przez Zleceniodawcę w związku z wykonaniem umowy.
13.15. Wszystkie ewentualne niezbędne uzgodnienia administracyjne wymagane polskimi przepisami prawa związane z realizacją przedmiotu umowy będą obowiązkiem Zleceniobiorcy.

 

« wstecz